Jakie są dostępne formy wniesienia wadium w przetargach?
Wiedzieć trzeba, że wykonawca ma do dyspozycji kilka rodzajów form wadium. Oczywiście najwięcej osób myśli w tym wypadku po prostu o gotówce, lecz jest to rozwiązanie o dość niewielkiej popularności. Z jakiego powodu gotówka nie jest w tym wypadku najlepszym pomysłem i nie stanowi pierwszego wyboru? Przede wszystkim zauważyć trzeba, że tego rodzaju poręczenie wadialne stanowiłoby dla danej firmy ogromne obciążenie. W pewnych sytuacjach prawdopodobna byłaby nawet utrata płynności finansowej i sparaliżowanie pracy przedsiębiorstwa. Wykonanie danego zlecenia w takiej sytuacji byłoby po prostu zagrożone. Właśnie z tego powodu firmy decydują się na inne rozwiązania.
Jedną z najczęściej wybieranych form poręczenia wadialnego jest gwarancja ubezpieczeniowa, czyli po prostu specjalna polisa, która stanowi zabezpieczenie dla stron przetargu. Ubezpieczenie jest oczywiście gwarancją zapłaty wadium, lecz oprócz tego przyczynia się do prawidłowego wykonania zawartego kontraktu, daję pewność usunięcia wszelkich usterek, niedopatrzeń i wad, a także jest gwarantem zwrotu wpłaconej zaliczki.
Rzecz jasna gwarancja ubezpieczeniowa nie jest jedyną formą poręczenia. Oprócz tego wspomnieć należy także o gwarancji bankowej, czyli specjalnej pożyczce wadialnej, a także o poręczeniu, które jest udzielane przez państwową instytucję, jaką jest Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości.
Kto decyduje, jaka forma poręczenia wadialnego zostanie wybrana? Co do zasady jest to decyzja tylko i wyłącznie zleceniobiorcy, a zleceniodawca nie może w żaden sposób narzucać preferowanego przez siebie rozwiązania.
Kto może udzielić poręczenia wadialnego?
Pamiętać należy, że do wniesienia wadium w formie poręczenia niezbędne jest zaświadczenie od konkretnej wiarygodnej instytucji, która da gwarancję, że dany wykonawca również jest wiarygodny. Oznacza to, że instytucja ta zabezpiecza zlecającego na wypadek niewywiązania się ze zlecenia przez wykonawcę — w takim wypadku wypłacana jest określona należność.
Jakie instytucje mogą udzielić poręczenia wadialnego? Przede wszystkim wymienić tu trzeba:
- spółdzielcze kasy oszczędnościowo kredytowe, czyli tzw. SKOK-i,
- banki,
- podmioty, o których mówi art 6b ust 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.
Które poręczenie jest w tym wypadku najpopularniejsze i najczęściej wybierane? Bez wątpienia na pierwszym miejscu postawić trzeba gwarancje bankowe, których udzielają oczywiście banki. Dają one całkowitą pewność, że w razie zaistnienia takiej potrzeby, wadium zostanie wypłacone. Wiedzieć trzeba, że SKOK-i nie podlegają tym samym przepisom co banki, a zatem ich wiarygodność jest nieco mniejsza. Jednocześnie na uwadze trzeba mieć, że wartość poręczenia w przypadku SKOK-ów będzie trudniejsza do określenia. Jeśli chodzi o podmioty zawarte we wspomnianej powyżej ustawie, to przykładowo może nim być Fundusz Poręczeń Kredytowych.
Jakie są zalety poręczenia wadialnego w porównaniu do wpłaty gotówkowej?
Choć najważniejsze korzyści płynące ze stosowania poręczenia wadialnego zostały już powyżej pobieżnie opisane, warto poświęcić im nieco więcej uwagi. Co dokładnie sprawia, że tego rodzaju zabezpieczenie jest tak powszechne i korzysta się z niego w przypadku niemal każdego przetargu publicznego?
Dlaczego poręczenie wadialne jest lepszym rozwiązaniem niż wpłata gotówki? Zdecydowanie najważniejszą korzyścią jest oczywiście możliwość zabezpieczenia płynności finansowej przedsiębiorstwa. Konieczność wyłożenia znacznej sumy może zaburzyć prawidłowe funkcjonowanie firmy i stanowić dla niej niemałe zagrożenie. Wybierając poręczenie, firma będzie mogła zaoszczędzone środki przeznaczyć na swoją bieżącą działalność, a nawet będzie mogła z tego tytułu sfinansować rozwój przedsiębiorstwa i nowe inwestycje.
Inną bardzo ważną korzyścią jest możliwość uzyskania o wiele szybszych procedur. Decydując się na poręczenie wadialne, ogranicza się formalności, co znacznie przyspiesza cały proces i go ułatwia. Taki efekt uzyskuje się np. poprzez uproszczoną dokumentację.
Co ciekawe, wiele firm zlecających inwestycję bardziej ceni sobie poręczenia wadialne niż wpłaty gotówkowe. Rzecz jasna obie formy są honorowane w tym samym stopniu, lecz poręczenia postrzegane są jako dowód profesjonalizmu, pewności danej firmy i gwarancji jakości wykonywanych przez nią usług. Sprawia to, że firma korzystająca z tego rodzaju zabezpieczenia ma większe szanse na pozyskanie nowych zleceń.
Jak wygląda procedura uzyskania poręczenia wadialnego?
Jako przedsiębiorca biorący udział w przetargu zapewne zastanawiasz się, w jaki dokładnie sposób będziesz mógł uzyskać poręczenie wadialne. Jak wygląda procedura i formalności, które należy spełnić?
Pierwszym krokiem jest oczywiście nawiązanie kontaktu z wybraną przez siebie instytucją, od której będziesz chciał uzyskać stosowane poręczenie. Standardowo w takiej sytuacji przeprowadzana jest weryfikacja wniosku i sprawdzenie, czy poręczyciel będzie mógł udzielić pakietu wadialnego. Przyjmuje się, że cały proces sprowadza się do kilku podstawowych kroków. Wymienić tu zatem można:
– przedstawienie wniosku do wybranej instytucji wraz z zawartą dokumentacją,
– analizę wniosku, a następnie wydanie decyzji o przyznaniu pakietu wadialnego — jest on ważny przez 12 miesięcy i składa się z ograniczonej ilości poręczeń,
– złożenie wniosku o poręczenie wadialne dotyczące konkretnego przetargu,
– podjęcie decyzji o przyznaniu poręczenia.
Po uzyskaniu pozytywnej decyzji należy wpłacić określoną w umowie sumę i podpisać dokumenty, a po tych czynnościach wystarczy już tylko odebrać gotowe poręczenie, które następnej będzie można dołączyć do dokumentów przetargowych.
Jakie dokumenty są wymagane do uzyskania poręczenia?
Choć uzyskanie poręczenia wadialnego wydaje się w przedstawionej powyżej procedurze bardzo proste, to nie można jednak zapominać o tym, że do wniosku koniecznie trzeba dołączyć szereg bardzo ważnych dokumentów. Zapomnienie o choćby jednym z nich może bardzo negatywnie rzutować na możliwości uzyskania pozytywnej decyzji.
Wiedzieć trzeba, że lista niezbędnych dokumentów może się nieco różnić w zależności od tego, do jakiej instytucji składany będzie wniosek. Z grubsza jednak przedstawione poniżej propozycje będą obowiązywały wszędzie. Wymienić zatem można wniosek o przyznanie pakietu poręczeń, dokumenty zawierające podstawowe dane firmy, dokumenty potwierdzające, że firma ma określoną zdolność kredytową, a na koniec wniosek o poręczenie wykonania konkretnego przetargu. Bez wątpienia dużym ułatwieniem dla każdego przedsiębiorcy będzie to, że lista wymaganych dokumentów zawsze będzie zawarta na stronach internetowych i w regulaminach instytucji, z których usług będzie się chciało skorzystać.
Czy poręczenie wadialne podlega zwrotowi?
W trakcie analizy zasad uzyskiwania poręczenia wadialnego oraz jego korzyści i zastosowania warto poruszyć jeszcze jedną nie mniej istotną kwestię — czy poręczenie wadialne jest zwrotne?
Na uwadze w tym wypadku trzeba mieć, że kwestia zwrotu wadium tak naprawdę uzależniona jest od procedury wyboru wykonawcy danego zlecenia czy przetargu. Jak wynika z przytaczanej już kilkukrotnie ustawy o zamówieniach publicznych, zleceniodawca jest zobowiązany do zwrotu wadium w przypadku zaistnienia pewnych okoliczności. Wyróżnić tu trzeba:
- upłyniecie terminu związania ofertą,
- zawarcie umowy,
- unieważnienie postępowania.
Jeśli wystąpi jedna z wyżej przedstawionych sytuacji, zlecający wykonanie danego projektu jest zobowiązany do niezwłocznego zwrotu poręczenia wadialnego, a nie później niż w ciągu 7 dni od dnia wystąpienia powyższych okoliczności. Rzecz jasna zwrot następuje także w sytuacji, gdy zleceniobiorca startujący w danym przetargu wycofa swoją ofertę przed upływem terminu składania. To samo dotyczy sytuacji, gdy oferta zostanie z jakiegoś powodu odrzucona. W tym wypadku obowiązują te same terminu zwrotu.
W jakiej postaci zwracane jest poręczenie wadialne? Jeśli zostało ono wpłacone w gotówce, wtedy zwrot następuje oczywiście w tej samej formie na wskazany rachunek bankowy. Kwota zwrotu zawiera w sobie odsetki naliczone przez bank w kwocie przewidzianej w umowie rachunku bankowego, lecz jednoczenie jest pomniejszona o koszt prowadzenia rachunku, a także o prowizję banku za zrealizowanie przelewu. Z drugiej strony, jeśli poręczenie miało inną postać niż gotówka, wtedy składane jest oficjalne oświadczenie o zwolnieniu wadium.
Jakie są ryzyka związane z poręczeniem wadialnym?
Poręczenie wadialne pomimo ogromnych korzyści, które przynosi obu stronom zlecenia, wiąże się także z pewnymi ryzykami. Przede wszystkim wspomnieć tu należy o zagrożeniu związanym z utratą kapitału, jeśli zleceniobiorca nie wywiąże się ze swoich zobowiązań względem zlecającego. Oprócz tego sporą niedogodnością może być także zamrożenie środków — kwota wadium jest przez cały czas trwania zobowiązania zablokowana. Może to wiązać się z niebezpieczeństwem utraty płynności finansowej. Oprócz powyższych problemów wspomnieć należy również o dodatkowych kosztach związanych z opłatami administracyjnymi, ryzykiem zaistnienia sporów prawnych, a także o opóźnieniach w zwrocie środków. Przedstawione ryzyka oczywiście nie przekreślają korzyści, które pozwalają uzyskać poręczenie wadialne, lecz powinno skłonić firmę startującą w przetargu do dokładnego przeanalizowania warunków umowy.
Jakie przepisy regulują poręczenie wadialne w zamówieniach publicznych?
Z racji tego, że poręczenia wadialne wykorzystywane są przede wszystkim w przypadku różnego rodzaju zamówień publicznych, przy przetargach i zamówieniach, wszelkie kwestie prawne z nimi związane regulowane są przez wspomnianą już niejednokrotnie ustawę “Prawo zamówień publicznych”. Znajdują się w niej wszystkie zapisy związane z zasadą uzyskiwania obsługi oraz zwrotu poręczeń. Jeśli przedsiębiorca ma jakiekolwiek wątpliwości co do sposobu rozliczania lub uznawania poręczenia wadialnego, powinien w pierwszej kolejności zapoznać się podaną ustawą.
Jakie są najczęstsze błędy przy korzystaniu z poręczenia wadialnego?
Przedsiębiorcy chcący skorzystać z poręczenia wadialnego narażeni są na możliwość popełnienia szeregu błędów, które mogą wiązać się nawet z ryzykiem nieuzyskania pozytywnej decyzji w danym przetargu. Znajomość tych najczęściej popełnianych pomyłek i niedopatrzeń z całą pewnością pozwoli skutecznie ich uniknąć zainteresowanej firmie. Czego w takim razie należy się wystrzegać przy korzystaniu z poręczenia wadialnego?
Absolutną podstawą jest dokładna analiza warunków umowy wadialnej. Przedsiębiorcy stosunkowo często podpisują umowę bez dokładnego jej przeczytania, co później skutkuje problemami związanymi ze zwrotem wadium lub naliczeniem dodatkowych opłat manipulacyjnych. Innym często spotykanym błędem jest nieprawidłowe oszacowanie kwoty wadium. Jeśli określi się ją na zbyt wysokim poziomie, można doprowadzić nawet do utraty płynności finansowej przez przedsiębiorstwo.
Oczywiście błędy zdarzyć się mogą także w zakresie zwykłego wypełniania dokumentacji. Niedokładne wprowadzenie danych, czy niezwarcie obowiązkowych załączników może skutkować bardzo poważnymi reperkusjami. Co prawda najczęściej w takiej sytuacji konsekwencją jest po prostu opóźnienie w zwrocie wadium, lecz w skrajnych przypadkach może nawet dojść do jego zatrzymania. Ostatnim powszechnie występującym błędem jest zwykłe niedotrzymanie terminów. Przedsiębiorcy dość często zaniedbują terminy zgłoszeń, co także będzie przekładało się na późniejszy problem z uzyskaniem pozytywnej decyzji przetargowej lub trudnością ze zwrotem wadium.
