Kilometrówka 2024: stawki, zasady i rozliczenia

Mianem kilometrówki potocznie określa się zwrot kosztów za używanie prywatnego pojazdu, np. samochodu, do celów służbowych. Jest to bardzo ważny temat dla wielu przedsiębiorstw oraz zatrudnionych w nich osób; z tego powodu w 2024 roku nadal pozostają istotnym elementem polityki finansowej i podatkowej wielu firm. Zarówno dla ubezpieczycieli, jak i przedsiębiorców rozważających zagadnienia związane z kilometrówką szczególnie istotne jest zrozumienie aktualnych zasad ich rozliczania, stawek oraz tego, w jaki sposób wpływają one na kwestie podatkowe. Dlatego przyjrzeliśmy się tym zagadnieniom, by pomóc w lepszym zrozumieniu kilometrówek w 2024 roku.

Co to jest kilometrówka?

W wielu przypadkach wykonywanie obowiązków służbowych wiąże się z koniecznością korzystania przez pracownika z prywatnego samochodu lub innego pojazdu. W takiej sytuacji ma on jednak prawo do zwrotu poniesionych z tego tytułu kosztów. Rekompensaty te są obliczane na podstawie obowiązujących stawek, ustalanych przez Ministerstwo Finansów oraz liczby przejechanych kilometrów.

Kilometrówka funkcjonuje od 2002 roku, gdy została wprowadzona za sprawą Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Zgodnie z nim każdy pracownik zatrudniony na umowę o pracę ma prawo do otrzymania zwrotu kosztów użytkowania pojazdu do celów służbowych, o ile nie jest on własnością pracodawcy.

Prawidłowe rozliczanie kilometrówek jest ważne zarówno dla właściciela firmy, jak i pracowników. Główne powody to:

• elastyczność – wprowadzenie kilometrówki daje przedsiębiorcy możliwość elastycznego zarządzania flotą pojazdów bez konieczności inwestowania w firmowe samochody,
• motywacja pracowników – pozwala zatrudnionym efektywnie wykonywać obowiązki służbowe bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów ze środków prywatnych,
• przejrzystość finansowa – kilometrówka pozwala dokładnie i uczciwie rozliczać koszty związane z podróżami służbowymi.

Stawki kilometrówki na 2024 rok

Obecnie obowiązujące stawki kilometrówki określa rozporządzenie, które weszło w życie 17 stycznia 2023 roku. Wraz z jego wydaniem nastąpiła aktualizacja stawek ustalonych w 2007 roku, służących do ustalenia kwoty miesięcznego ryczałtu. W 2024 roku prezentują się one następująco, w zależności od typu pojazdu:

1. Samochody osobowe

• Pojemność silnika do 900 cm³: 0,5210 zł za km
• Pojemność silnika powyżej 900 cm³: 0,8358 zł za km

2. Motocykle – 0,2300 zł za km
3. Motorowery – 0,1382 zł za km

Należy pamiętać, że podane stawki mogą różnić się w zależności od regionu oraz specyfiki pracy w danego typu przedsiębiorstwie. Z tego powodu należy zawsze dokładnie sprawdzać aktualnie obowiązujące regulacje.

Jak prawidłowo rozliczyć kilometrówkę w firmie?

Aby prawidłowo rozliczyć kilometrówkę w firmie, konieczna jest skrupulatna dokumentacja i precyzyjne przestrzeganie określonych procedur. Najważniejsze kroki, które należy podjąć w celu prawidłowego rozliczania kosztów użytkowania prywatnego pojazdu do celów służbowych to:

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu

Ewidencja przebiegu pojazdu jest podstawowym dokumentem, który należy prowadzić w celu rozliczania kilometrówki. Powinna zawierać następujące elementy:

• Datę i cel podróży,
• Miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży,
• Liczbę przejechanych kilometrów,
• Podpis pracownika,

Obliczenie należności

Powyższe ewidencje stanowią podstawę do obliczenia należności za przejechane kilometry. W tym celu mnoży się liczbę kilometrów przez odpowiednią stawkę.

Złożenie odpowiednich dokumentów

W celu uzyskania zwrotu kosztów pracownik musi złożyć ewidencję przebiegu pojazdu do działu księgowości lub HR w firmie, gdzie dokonywana jest jej weryfikacja i zatwierdzenie.

Wypłata należności

Po zatwierdzeniu ewidencji przebiegu pojazdu pracownikowi wypłacane są środku obliczone na podstawie ustalonej stawki za kilometr. Co ważne, kwota ta jest zwolniona z podatku dochodowego, pod warunkiem, że nie przekracza określonych limitów.

Dokumentacja potrzebna do rozliczenia kilometrówki

Prawidłowo prowadzona dokumentacja jest najważniejszym elementem prawidłowego rozliczania kilometrówki. Jest to o tyle istotne, że brak odpowiednich dokumentów lub nieprawidłowości w ich prowadzeniu mogą utrudnić lub nawet uniemożliwić rozliczenia. Niezbędne są:

1. Ewidencja przebiegu pojazdu – musi być prowadzona dokładnie i systematycznie – tak, by zawierać wszystkie niezbędne, wymienione wcześniej informacje,
2. Wniosek o zwrot kosztów, zawierający:

• Dane pracownika,
• Dane pojazdu – marka, model, numer rejestracyjny,
• Podsumowanie przejechanych kilometrów i należności.

W niektórych przypadkach konieczne jest przedłożenie dodatkowych dokumentów potwierdzających odbycie podróży służbowej, takich jak bilety parkingowe czy faktury za paliwo. Ponadto wiele firm zawiera z pracownikami specjalne umowy precyzujące warunki użytkowania prywatnego pojazdu do celów służbowych oraz sposób rozliczania kilometrówki.

Kilometrówka a podatek dochodowy – co warto wiedzieć?

Kwota kilometrówki może być zwolniona z podatku dochodowego. Ważne jest jednak to, by nie przekraczała określonych limitów i była odpowiednio udokumentowana. Limity te wynoszą odpowiednio:

• dla mieszkańców gmin do 100 tys. mieszkańców – 300 km,
• dla mieszkańców gmin od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców – 500 km,
• dla mieszkańców gmin powyżej 500 tys. mieszkańców – 700 km.

W niektórych przypadkach limity te mogą być większe. Wynoszą one np. 1500 km dla pojazdów użytkowanych w służbie leśnej lub do 3000 km w przypadku pojazdów używanych w celach ratowniczych (np. w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej następstw).

Do obowiązków pracodawcy należy prawidłowe rozliczanie kilometrówki oraz monitorowanie, czy zwrot nie przekracza ustawowych limitów. W przeciwnym wypadku może być on zobowiązany do odprowadzenia zaliczki na poczet podatku dochodowego. Z tego powodu prawidłowo prowadzona dokumentacja jest szczególnie istotna w przypadku kontroli skarbowej. Organy podatkowe mogą bowiem wymagać przedstawienia ewidencji przebiegu pojazdu, złożonych wniosków oraz innych dokumentów, które mają potwierdzać zgodność rozliczeń z przepisami.

W 2024 roku kilometrówka nadal stanowi istotny element polityki finansowej oraz podatkowej wielu przedsiębiorstw. Dla prawidłowego rozliczenia kosztów użytkowania pojazdów kluczowe jest zrozumienie aktualnie obowiązujących stawek, zasad ich rozliczeń oraz wymogów związanych z prowadzeniem dokumentacji. W razie wątpliwości warto zwrócić się do ubezpieczyciela w celu uzyskania wskazówek i niezbędnych informacji, co pozwoli uniknąć kłopotów związanych z niewłaściwym rozliczeniem kilometrówki. Przede wszystkim należy zwracać uwagę na aktualnie obowiązujące przepisy i skrupulatnie prowadzić konieczną dokumentację. Dzięki temu zyskuje się pewność, że kilometrówka zostanie rozliczona zgodnie z prawem oraz w sposób eliminujący potencjalne problemy podatkowe.