Katalog usług świadczonych przez biura rachunkowe jest stosunkowo szeroki. Działalność tego typu firm obejmuje między innymi:

• okresowe określanie (sprawdzanie) rzeczywistego stanu aktywów i pasywów (najczęściej odbywa się to drogą inwentaryzacji);
• systematyczne prowadzenie ksiąg rachunkowych;
• gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych i wszelkich innych dokumentów, jakie są przewidziane w ustawie o rachunkowości;
• przygotowywanie sprawozdań finansowych;
• rozliczanie płac pracowników;
• rozliczanie podatków;
• kontrola przepływu środków finansowych,
• przygotowywanie deklaracji i zaświadczeń do ZUS-u,
• wycenę aktywów i pasywów.

Biura rachunkowe mogą ustalać własny katalog usług (choć w praktyce najczęściej zakres ten jest najszerszy z możliwych), jakie będą oferowały swoim klientom. Jeżeli nie zajmują się wszystkimi kwestiami finansowymi warto, by o tym fakcie poinformowały potencjalnych klientów, którzy będą poszukiwali biura rachunkowego pracującego w zakresie usług przez nich poszukiwanych.

Działalności biura rachunkowego w praktyce

W teorii każdy wie, czym się zajmuje biuro rachunkowe. Jednak jak taka działalność wygląda w praktyce? Teoria dla wielu może się wydawać dość skomplikowana, natomiast praktyczne ukazanie zakresu działalności polskich biur rachunkowych będzie zdecydowanie łatwiejsze do zrozumienia.

W praktyce biura rachunkowe działaj w imieniu swoich klientów wykonując za nich obowiązki finansowo-księgowe, pomagające im zarządzać finansami – zarówno prywatnymi jak i firmowymi. Jeżeli zajdzie taka potrzeba księgowy z biura rachunkowego może reprezentować swojego klienta przed organami skarbowymi (urząd skarbowy, urząd celny itp.). Ze względu na to, że ustawa dotycząca działania biur rachunkowych nie reguluje zakresu ich pracy, każde biuro może samo sobie narzucać zakres obowiązków. To jakie usługi oferuje, zależy nie tylko od wiedzy osoby zatrudnionej w biurze, ale również od indywidualnych ustaleń zawartych pomiędzy klientem a księgowym.

Wymagania związane z prowadzeniem biura rachunkowego

W Polsce istnieje obowiązek przestrzegania pewnych norm i przepisów, dlatego nie każdy może prowadzić biuro rachunkowe. Do tego potrzebne są właściwe kwalifikacje, niezbędne będzie także dopełnienie kilku formalności. To, kto będzie mógł i na jakich zasadach prowadzić legalnie w Polsce biuro rachunkowe zależne jest również od zakresu usług oferowanych przez tego rodzaju placówkę.

Jeżeli biuro rachunkowe będzie się zajmowało wyłącznie prowadzeniem ksiąg (i wszystkiego, co jest z tym związane), tego typu działalność mogą założyć wyłącznie osoby, które:

• posiadają pełną zdolność do czynności prawnych (nie są ubezwłasnowolnione),
• nie były nigdy karane za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za czyn określony w rozdziale 9 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Osoby, które zdecydują się na prowadzenie biura rachunkowego, muszą również uzyskać wpis do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych.

W większości przypadków warunkiem możliwości założenia działalności biura rachunkowego będzie również wykupienie polisy OC. Od tej reguły jest jednak wyjątek. Z obowiązkowego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej mogą zrezygnować te biura, które będą się zajmowały wyłącznie prowadzeniem ksiąg przychodów u rozchodów oraz będą pomagały w wypełnianiu zeznać i deklaracji. W pozostałych przypadkach ubezpieczenie dla osób prowadzących biura rachunkowe jest obligatoryjne.

Co z osobami, które zdobyły certyfikaty księgowe czy świadectwa kwalifikacyjne przed zmianą ustawy o rachunkowości? Te dokumenty nadal będą ważne, a osoby, które je zdobyły, będą mogły się nimi posługiwać w celu potwierdzania swoich kwalifikacji zawodowych. Każdy, kto zdobył uprawnienia przed zmianami, może sprawdzić, czy jego nazwisko widnieje na stronie Ministerstwa Finansów. Jeśli tak oznacza to, że uprawnienia w dalszym ciągu są ważne. W przypadku biur rachunkowych nie ma wymogów odnośnie konkretnego wykształcenia czy doświadczenia zawodowego (jest to zgodne z ust. 3 art. 76a ustawy o księgowości).

Formalności przy zakładaniu biura rachunkowego

Rejestracja biura rachunkowego w Polsce nie jest skomplikowane, jednak aby tego dokonać, należy pamiętać o tym, że zanim biuro rozpocznie swoją działalność, musi zostać spełnionych kilka wymogów formalnych.

Jednym z etapów do wykonania przed rozpoczęciem działalności biura jest wybór jego formy prawnej. Co to oznacza? Najprościej mówiąc, należy zdecydować się, czy owa działalność będzie prowadzona przez osobę fizyczną, spółkę cywilną, spółkę z o.o. czy inną dopuszczalną przez polskie przepisy formę prawną działalności gospodarczej.

Choć w przypadku biur rachunkowych nie ma konkretnych wymogów co do wykształcenia i doświadczenia, to jednak należy pamiętać o tym, że praca księgowego jest odpowiedzialnym zajęciem, dlatego takiej działalności powinny podejmować się osoby mające szeroką wiedzę z zakresu finansów, podatków, zasad wyznaczania wynagrodzeń i wszystkiego tego, co jest powiązane z zakresem usług oferowanych przez biura rachunkowe.

Dlatego przed założeniem biura rachunkowego warto odbyć odpowiednie kursy (lub studia wyższe np. z zakresu finansów), a także uzyskać wpis na listę biegłych rewidentów lub zdobyć licencję ministra finansów.

Biuro rachunkowe musi zostać formalnie zarejestrowane. Osoba, która będzie je zakładała, powinna uzyskać wpis w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEDIG) lub w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Miejsce rejestracji działalności jest zależne od wybranej formy prawnej. Po rejestracji działalności nadany zostaje numer NIP (numer identyfikacji podatkowej) oraz REGON (numer statyczny).

Po rejestracji biura rachunkowego kolejnym krokiem jest zgłoszenie jego pracowników do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Takie zgłoszenie musi zostać wykonane nawet wtedy, gdy biuro nie będzie nikogo zatrudniało ze względu na prowadzenie go w formie jednoosobowej działalności gospodarczej.

W przypadku biur rachunkowych działających na terenie Polski obowiązkiem ich właściciela (z nielicznymi wyjątkami) jest wykupienie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej (OC) biur rachunkowych. Wykup ubezpieczenia jest w tym wypadku zasadny – biura ponoszą odpowiedzialność za swoje działania, a posiadanie takiego ubezpieczenia będzie chroniło je przed konsekwencjami błędów zawodowych.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami biura rachunkowe, zanim rozpoczną swoją działalność, muszą przygotować odpowiednią dokumentację. Chodzi tu o politykę ochrony danych osobowych (RODO) oraz regulamin korzystania z usług biura rachunkowego. Ten pierwszy dokument jest niezbędny, ponieważ biuro poprzez swoją działalność będzie przetwarzało dane osobowe swoich klientów. Oba dokumenty muszą być w sposób nieograniczony dostępne do wglądu dla klientów.

Biuro rachunkowe nie będzie działało sprawnie bez odpowiedniego oprogramowania. Na rynku wybór oprogramowań jest na tyle duży, ze znalezienie tego odpowiedniego nie powinno być trudne. Oprogramowania różnią się między sobą pod wieloma względami, dlatego warto dokładnie zapoznać się z ich funkcjonalnością przed wyborem tego odpowiedniego. Zakładając biuro rachunkowe, pojawia się obowiązek zgłoszenia takiej działalności do Krajowej Izby Biegłych Rewidentów. Obowiązek ten dotyczy biur, które w zakresie oferowanych usług będą miały usługi rewizji finansowej.

W przypadku zakładania biura rachunkowego należy przejść przez kilkuetapowy proces rejestracji – każdy z nich jest równie ważny i każdy związany jest z określonymi wymogami i procedurami. Osoby, które dopiero zaczynają swoją działalność i brakuje im nieco wiedzy o tym, jak zrobić to poprawnie, mogą skorzystać z profesjonalnej pomocy. W tym celu warto skonsultować swoje działania z prawnikiem lub doradcą podatkowym. Specjaliści doradzą i sprawdzą, czy wszystkie formalności zostały wykonane w sposób prawidłowy.

Certyfikaty księgowe – czy osoba prowadząca biuro rachunkowe jest zobowiązana do ich posiadania?

W Polsce przepisy nie regulują kwestii związanych z wykształceniem osoby, która będzie zawodowo prowadziła działalność związaną z prowadzeniem profesjonalnych biur rachunkowych. Co nie oznacza, że biuro może prowadzić każdy – jego właściciel musi spełniać określane warunki. Jednak co z certyfikatem księgowym wydawanym przez Ministerstwo Finansów? Czy każdy właściciel i pracownik biura musi wejść w jego posiadanie? Otóż nie, certyfikaty nie są obowiązkowe. Są to dokumenty niezbędna dla właścicieli i pracowników biur rachunkowych, którzy w swojej zawodowej pracy będą zajmowali się prowadzeniem pełnej księgowości dla podmiotów gospodarczych.

Choć nie ma konkretnych wymagań co do wykształcenia i odbytych kursów przed uruchomieniem własnego biura rachunkowego, to jednak dla powodzenia własnej działalności warto odpowiednio wcześnie postarać się o zdobycie doświadczenia w innym biurze rachunkowym w formie praktyk czy etatowej pracy.

Ile kosztuje otworzenie biura rachunkowego?

Ile należy zainwestować, aby otworzyć biuro rachunkowe? Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie. Koszty uruchomienia biura zależne są od wielu zmiennych, z tego też względu oszacowanie dokładnych kosztów inwestycji w uruchomienie działalności jest niemożliwe do określenia. Co wpływa na koszty rozpoczęcia działania biura? To między innymi lokalizacja, zakres usług, wielkość biura czy forma prawna prowadzonej działalności.

Ponadto mogą się pojawiać dodatkowe koszty związane z:

• opłatami za rejestrację firmy, – ubezpieczeniem od odpowiedzialności cywilnej dla biur rachunkowych (koszy zależne są od zakresu ochrony),
• opłatami za prowadzenie księgowości i doradztwo prawne,
• zakupem sprzętu (drukarki, komputery) oraz oprogramowania do obsługi księgowości,
• wynajmem lokalu (dotyczy to działalności, która nie będzie prowadzona w formie zdalnej) oraz jego wyposażenie.

Do kosztów rozpoczęcia działalności biura rachunkowego należy doliczyć również wydatki na marketing i reklamę. W zależności od formy (strony internetowe, reklamy w mediach społecznościowych, ulotki reklamowe itp.) koszty te mogą być bardzo zróżnicowane.

Ubezpieczenie biura rachunkowego – obowiązkowe OC

Ubezpieczenie OC biura rachunkowego (z nielicznymi wyjątkami) jest obowiązkowe. Dzięki niemu zarządzający biurem są chronieni przed odpowiedzialnością cywilną wynikającą z niewłaściwego wykonywania obowiązków zawodowych. Ten obowiązek wynika z rozporządzenia Ministra Finansów z 6 listopada 2014 roku.

Tak naprawdę takie ubezpieczenie chroni biuro rachunkowe, niewiele osób bowiem zdaje sobie sprawę z tego, jak duże ryzyko jest związane z prowadzeniem tego typu działalności. Błędy, przed którymi chroni polisa, obejmują między innymi błędy księgowe, nieprawidłowe doradztwo finansowe czy zaniedbania w prowadzeniu dokumentacji.

Warto jednak wiedzieć, że w przypadku biur rachunkowych zakres ochrony OC może być nieco inny. Dlatego wybierając polisę, należy mieć na uwadze to, by zakres oferowanych usług odpowiadał zakresowi odpowiedzialności ubezpieczyciela.

Jakie są konsekwencje braku polisy OC w biurze rachunkowym? Brak ubezpieczenia wiąże się z dużym ryzykiem ponoszenia pełnej odpowiedzialności finansowej (a kwoty często są bardzo wysokie) za ewentualne szkody wyrządzone klientom.

Oprogramowanie do biura rachunkowego – dlaczego to niezbędny element prowadzenia działalności?

Bez odpowiednich narzędzi i oprogramowania ułatwiającego zarządzanie finansami czy księgowości, ciężko by było prowadzić płynnie biuro rachunkowe. Możliwości wyboru narzędzi jest sporo – te warto dokładnie dopasować do profilu działalności biura. Obowiązkowym elementem będą na pewno programy do prowadzenia księgowości, umożliwiające ewidencjonowanie operacji gospodarczych, rozliczanie podatków czy generowanie raportów. Przydatne mogą być także programy do wystawiania i zarządzania fakturami (wysyłka, archiwizacja itp.).

W przypadku większych bor rachunkowych dobrą inwestycją będą programu do komunikacji z klientem i zespołem. Dzięki och zastosowaniu współpraca i wymiana informacji w obrębie biura będzie znacznie płynniejsza. Co jeszcze może się przydać w biurze rachunkowym? W zależności od profili działalności pomocne może być:

• oprogramowanie do raportowania i analizy,
• systemy do obiegu dokumentów,
• narzędzia do przechowywania danych w chmurze.

Przy wyborze oprogramowania warto pamiętać o tym, by było ono dopasowane do specyfiki biura oraz rodzaju świadczonych usług. Warto też zwrócić uwagę na to, z jakiego źródła pochodzi. Ważne jest to, by było ono zgodne z obowiązującymi przepisami prawa oraz na bieżąco aktualizowane.

Poszukiwanie klientów do biura rachunkowego

Samo założenie biura to za mało. Aby zaczęło funkcjonować, potrzebni są klienci. Jak ich znaleźć? Nie jest to łatwe, ale solidne wejście na rynek i przyciągnięcie uwagi może zaowocować w przyszłości wieloma stałymi zleceniami. Jak szukać klientów? Jest na to kilka sposobów:

• uczestnictwo w wydarzeniach biznesowych, konferencjach czy targach. Warto być zawsze tam, gdzie można nawiązać kontakt z przedsiębiorcami, którzy mogą potrzebować usług rachunkowych;
• dołączenie do lokalnych izb gospodarczych i stowarzyszeń branżowych,
• profesjonalna strona internetowa,
• kanały w social mediach,
• zbieranie rekomendacji od dotychczasowych klientów (lub rodziny czy przyjaciół korzystających z usług biura),
• zbudowanie programu poleceń,
• działania content marketingowe,
• oferty promocyjne dla klientów,
• współprace barterowe z innymi firmami,
• reklamy stacjonarne.

Szukać klientów można na naprawdę wiele sposobów. Warto podkreślić, że nie każdy z nich będzie generował duże koszty. Przy kreatywnym działaniu wydatki na promocje i poszukiwanie potencjalnych klientów nie muszą być wcale wysokie.

Najczęstsze błędy przy zakładaniu biur rachunkowych popełniane są najczęściej?

Choć zakładanie biura rachunkowego nie jest trudne, to jednak wymaga staranności i dokładności. Jakie błędy w tym procesie pojawiają się najczęściej? Poważnym błędem jest to, że wiele osób podejmuje się tego typu działalności, nie mając odpowiedniej wiedzy i kwalifikacji zawodowych. Ten błąd może skutkować nie tylko poważnymi konsekwencjami finansowymi, ale również prawnymi. Równie niebezpieczny dla nowej działalności jest wybór nieodpowiedniej formy prawnej oraz brak solidnego planu biznesowego.

Kolejnym błędem początkujących właścicieli biur rachunkowych jest nieznajomość lokalnego rynku i konkurencji. Przez te niewiedze bardzo często mają ono problem pozyskiwaniem klientów. Działalności nie będzie również sprzyjało zaniedbanie marketingu i działań promocyjnych biura.

Jaka forma prawna najlepiej sprawdzi się w biurze rachunkowym?

Forma prawna – jaka będzie najkorzystniejszym wyborem przy prowadzeniu biura rachunkowego? To zależy od wielu czynników, jednak nie w każdym przypadku każda forma sprawdzi się również dobrze:

• jednoosobowa działalność nie generuje dużych kosztów i nie wymaga wielu formalności. W tym wypadku jednak właściciel całkowicie odpowiada swoim majątkiem za zobowiązania firmy. Tu panuje spora dowolność w wyborze formy opodatkowania;
• spółka – każdy wspólnik odpowiada za zobowiązania firmy odpowiednio do wniesionego wkładu. Taka forma prawna jest droższa w założeniu i prowadzeniu. Koszty można obniżać między innymi na drodze optymalizacji podatkowej.

Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to, która forma sprawdzi się lepiej. Każdy właściciel biura musi rozważyć swoje potrzeby i plany rozwoju, aby wybrać te najodpowiedniejszą.